我们的业务

产品概述

档案管理系统兼顾金融企业各机构、各条线、各类别档案在档案立卷、档案移交、档案入库、实物和电子档案借阅、档案盘点、档案影像化、档案查询、报表等要求,且同时满足集中整理归档、分散整理归档,集中扫描、分散扫描的需求,采用统一的规则,对全行各类别档案进行全流程的管理。满足未来各业务部门发展带来的新的档案种类和管理流程的变化,满足业务不断发展对档案管理的要求。同时满足灵活应对未来机构合并扩充对档案管理的能力;灵活应对管理部门、监管部门和外部监管机构对各类档案报表要求。

档案管理系统可实现不同归口管理部门对档案的分级管理、授权调阅,保障档案保管和档案使用的隔离;同时利用影像管理功能,对重要档案进行影像备份,防范极端情况下的实物档案遗失风险。且通过查询电子档案,大大减少实物档案查询时带来的时间、地域上的限制。同时减少实物档案频繁使用带来的磨损、遗失等风险。

系统借助二维码、无线射频识别(RFID)等先进技术,对实物档案进行无序存放、有序管理,实时执行档案出库、入库、查找和高效盘库。通过采用先进的RFID自动识别技术,以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋和档案盒上,在RFID芯片中存储该档案的基本信息,利用RFID读写器,与档案管理系统相配合,可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点、领用归还等过程的信息化管理。

核心优势

  • 灵活配置
  • 提高工作效率和服务质量
  • 提高档案整理的效率
  • 提高业务办理效率
  • 方便快捷
  • 规范档案的管理
  • 档案管理高度集中化
  • 解决档案室档案混乱

档案系统结合各个部门对档案的特点和管理的要求不同,可灵活进行配置,同时档案管理系统可灵活配置各业务在档案管理的流程和特点。全面满足各部门对档案管理的要求。

产品特点

  • 档案编目自动化

    通过与外围应用系统的衔接,结束人工整理档案卷宗信息,重复性劳动自动化,减少用户时间和错误。

  • 入库、盘点自动化

    结束人工盘点耗时耗力。借助条码枪、无线射频设备实现自动盘点。

  • 支持复杂企业组织结构档案管理

    适用于不同分支机构、不同规模、不同功能档案库房管理。

  • 规范档案管理

    依赖于系统的自动化流程,可以抑制在档案移交、档案借阅时的操作风险和道德风险。

  • 涵盖各类实物档案管理

    支持各种传统的文书、业务、科技、会计、人事等纸质档案,且支持微缩档案、电子档案、声像档案等不同载体的档案管理。可按需要新增档案门类。

  • 档案查询电子化

    档案进行数字化处理。除必要的监管部门需要查询实物档案外,其余查询通过系统查询电子档案。

  • 档案数字化加工

    包括条目录入、档案整理、档案扫描、档案纠错、档案挂接等多个环节。系统可根据实际加工业务情况进行流程和多工位的调配,达到档案数字化加工结构化、流程化,形成档案数字化加工流水线。

  • 全面的统计分析

    按机构、档案门类、不同载体、日期、等多方面统计档案的库存情况。按借阅的不同方式统计档案的利用情况。

成功案例

  • 汉口某商业银行综合档案管理系统

综合档案系统对柜面业务、信贷业务、办公文书等各业务条线的各门类档案进行管理,规范档案立卷,经中心库房人员接收档案卷、打包、封箱、入库后,提供档案实物借阅、电子调阅等服务。

综合档案系统提供了对库房物理区域的管理,提供了库房楼栋、楼层、库区、库组、库格等信息的管理;档案管理方面,提供了档案盘点、迁移、销毁、影像化、巡库等功能。对于未达到中心库房标准的临时库房,为便于这部分网点管理档案,提供了档案台账记录功能。

参数配置方面,系统提供了机构、角色、权限的管理配置,为适应业务流程变化,提供了对流程的在线定制,实现无需更新代码即可适应新流程。

为了达成智能化库房的目标,系统通过集成RFID标签、条形码/二维码等先进技术,提供了移动端的档案装箱检查、入库、出库、盘点等功能,使得库房人员工作效率大大提高。通过调用库房监控系统相关接口,实现系统发现档案箱非法出入库后自动报警及视频抓拍,提高了库房档案的安全性。

为满足需要,提供了丰富的报表。